آئین نامه اجرایی شورای راهبری فناوری اطلاعات و ارتباطات شهرداری کاشان

معاونت برنامه ریزی و هماهنگی

مدیریت آمار و فناوری اطلاعات و ارتباطات

آئین نامه اجرایی شورای راهبری فناوری اطلاعات و ارتباطات

 

مقدمه

امروزه  دامنه گسترش فناوری اطّلاعات و ارتباطات تمامی سازمانها و نهادهای دولتی، عمومی غیر دولتی و خصوصی را در بر گرفته و باعث ایجاد تحولات بسیاری در زمینه های مختلف خدماتی و اجرایی گردیده است. ظهور شهرهای الکترونیکی و هوشمند با سرعت پیشرفت بالا و عنایت به نقش محوری شهرداریها در مدیریت شهری، ضرورت توجه ویژه این نهاد را به حوزه ICT دوچندان نموده است.

به منظور نهادینه سازی فرهنگ مشارکت و استفاده از خرد جمعی در تصمیم­گیری­ها در این حوزه، شورای راهبری فناوری اطلاعات و ارتباطات شهرداری کاشان در شهریور ماه سال 1397 تشکیل گردید و نظر به اهمیت بیش از پیش این موضوع، آیین نامه این شورا با توجه به تجربیات چند ساله و تغییر نوع نیازها و پیشرفت سریع فناوری اطلاعات و ارتباطات و همچنین تغییر ساختارسازمانی تهیه و در جلسه مورخ …….. به تصویب رسید.

این آئین نامه به منظور گسترش و پیشرفت فاوا در شهرداری کاشان و سازمانها و توابع آن و تحقق اهداف حوزه­های راهبردی فاوا در ایران و در راستای برنامه راهبردی و عملیاتی مدیریت شهری کاشان و با رویکرد فاوا به عنوان کانون علم فناوری در جامعه دانایی محور تهیه گردیده است.

 

  • 1-تعاریف و اصطلاحات
  • شهرداری : شهرداری کاشان
  • معاونت: معاونت برنامه ریزی و هماهنگی شهرداری کاشان
  • مرکز: مرکز آمار و فناوری اطلاعات شهرداری کاشان
  • شورا: شورای راهبری فناوری اطلاعات و ارتباطات شهرداری کاشان
  • فاوا: فناوری اطلاعات و ارتباطات

 

  • 2- اهداف

رویکرد تهیه آئین نامه حاضر استفاده از خرد جمعی در ایجاد جریانی با سرعت و پرشتاب برای توسعه فاوا در شهرداری و شهر کاشان و گسترش خدمات الکترونیک به شهروندان ، کمک به ایجاد یکپارچگی در برنامه های کلان فاوا و تقویت همکاری و مشارکت و بهره مندی از ظرفیت های علمی و فکری افراد می باشد.

  • 3- راهبردها

برای شکل گیری و تحقق خدمات الکترونیکی شهر در راستای سیاستهای عمومی توسعه فناوری اطلاعات در کشور راهبردهای اصلی و محوری زیر در نظر گرفته شده است که هر یک اولویت و رویکرد خاصی را در تحقق اهداف پوشش می دهد:

  • ایجاد یکپارچگی در اطلاعات
  • ایجاد دسترسی فراگیر به ذینفعان
  • ایجاد ابزارهای هوشمند برای مدیریت اطلاعات شهری
  • توسعه امنیت و محرمانگی اطلاعات در کلیه سطوح و زنجیره ارزش
  • مدیریت دانش به اشتراک گذاری اطلاعات شهری
  • استاندارد سازی خدمات شهر الکترونیکی
  • تداوم و استمرار خدمات الکترونیکی شهر

 

  • 4- وظایف
    • تصویب راهبردهای کلان فناوری اطلاعات و ارتباطات شهرداری در حوزه های مختلف مالی اداری ، شهرسازی و معماری، فنی و عمرانی، حمل و نقل و ترافیک و خدمات شهری
    • ارزیابی وضعیت موجود و آینده نگری با استفاده از روش های علمی،چارچوب ها و استانداردهای مشخص

 

  • تعیین خط مشی و سیاستگذاری به منظور رفع مشکلات و تحول وضع موجود در جهت نیل به نظام مصوب فناوری اطلاعات و ارتباطات
  • سیاستگذاری در زمینه فرهنگ­سازی و ارتقا به کارگیری فاوا و ارائه خدمات الکترونیک
  • شناخت نیازها و توانمندی­های نرم افزاری و سخت افزاری و برنامه ریزی و سیاستگذاری برای رفع نیاز و تجهیز مجموعه شهرداری
  • تعیین و تصویب بودجه لازم برای اجرای طرح های کلان و پروژه های عملیاتی فاوا در شهرداری
  • برنامه ریزی برای ایجاد ساختار سازمانی مناسب، تامین نیروی انسانی متخصص فاوا، مورد نیاز شهرداری و سازمان های تابعه و ارتقاء سطح توانمندی نیروهای فعلی
  • تصویب مقررات و آیین نامه و چارچوب های بومی مورد نیاز و مرتبط با حوزه فاوا
  • بررسی و تصویب برنامه های پیشنهادی کمیته های تخصصی و ارائه راهکارهای مناسب جهت تحقق اهداف
  • پیگیری، نظارت و ارزیابی اجرای سیاست ها و برنامه های مصوب

 

  • 5- ترکیب اعضای شورا
    • شهردار – رئیس شورا
    • معاون برنامه­ریزی و هماهنگی شهرداری – نائب رئیس شورا
    • معاون اداری مالی شهرداری – عضو اصلی
    • مدیر آمار و فناوری اطلاعات و ارتباطات شهرداری – عضو اصلی و دبیر شورا
    • یک نفر عضو حقیقی متخصص به پیشنهاد دبیر شورا و با تأیید رئیس شورا – عضو اصلی

تبصره1: بر اساس موضوع جلسات و بنا به ضرورت از افراد دیگر به عنوان عضو مدعو استفاده خواهد شد.

تبصره2: احکام اعضا شورا توسط شهردار و برای مدت 2 سال صادر می شود که قابل تمدید نیز می باشد.

تبصره3: جلسات شورا حداقل هر دو هفته یک بار برگزار شده و در صورت نیاز با هماهنگی قبلی جلسات فوق العاده نیز برگزار خواهد شد.

تبصره4: مصوبات شورا با تائید شهردار برای تمامی معاونت­ها و سازمانها و حوزه های تابعه لازم الاجرا است.

تبصره5: شیوه نامه های مرتبط طی بخشنامه های آتی ابلاغ خواهد شد.

 

  • 6- کارگروه های تخصصی

کمیته های تخصصی به عنوان بازوی فکری و به منظور تصمیم سازی، حسب موضوع و ضرورت تشکیل و  عناوین، ترکیب و وظایف آنها به شرح زیر است:

  • کمیته تدوین برنامه و سیستمهای اطلاعاتی
    • ترکیب اعضا:
      • معاون برنامه ریزی و هماهنگی – رئیس کمیته
      • مدیر آمار و فناوری اطلاعات و ارتباطات – عضو کمیته
      • کارشناس مسئول توسعه و پشتیبانی نرم افزار – دبیر کمیته
      • کارشناس مسئول آمار و اطلاعات – عضو کمیته
      • دو نفر متخصص و صاحب نظر با تأیید رئیس شورا
    • شرح وظایف:
      • تدوین سیاست های کلان و برنامه های راهبردی مرکز
      • نظارت بر برنامه ریزی و زمانبندی اجرای پروژه ها و برنامه های فاوا
      • تدوین بودجه سالیانه
      • طراحی واستقرارنظام پایش مستمرعملکرد ها و شناسایی شکاف های عملکردی مرکز وارائه پیشنهاد اصلاح
      • مطالعه و اجرای طرح های مرتبط با بهبود روشها و استقرار نظام بهبود فرآیند
      • مطالعه، نیازسنجی فرآیندها و عملیات موجود در مرکز و ارائه راهکار مکانیزه­سازی و راه­حل
      • تدوین استانداردهای اجرائی و مدیریتی پروژه های فاوا
      • بررسی و پیشنهاد نحوه انجام پروژه­ها از لحاظ برون­سپاری، تکنولوژی، معماری و نظارت
      • تهیه، تدوین و رعایت استاندارهای امنیتی در پروژه های نرم افزاری و زیرساخت ها
      • بررسی تضمین کیفیت فنی نرم افزارها در همه ابعاد مطابق با استانداردهای تعریف شده
      • تحلیل و طراحی مربوط به درخواست ارتقای سامانه ها
      • نظارت بر انتقال اطلاعات برای نرم افزارهای ارتقاء یافته
      • تعیین و پیشنهاد استانداردها و روش‌های مهندسی نرم‌افزار در پروژه‌های فناوری اطلاعات بر اساس استانداردهای جهانی و ملی
      • برنامه ریزی و نظارت بر ایجاد یکپارچگی در راهبری فناوری­اطلاعات با اولویت راهبری داده
      • ارائه روشهای تسهیل شرایط و رایزنی با واحدهای مختلف مرکز جهت استفاده حداکثری از امکانات سامانه ها
      • نظارت بر تهیه و تولید قالب ها، آیکون و رابط کاربری و تجربیات کاربری برای نرم افزارها و سامانه های شهرداری
      • تلاش برای دستیابی و استفاده از آخرین دستاوردهای روزآمد فناوری در راستای مکانیزاسیون، تسهیل و افزایش بهره وری فرآیندهای مرکز
      • ارائه برنامه  ریزی کوتاه مدت، میان مدت و بلند مدت جهت نیل به اهداف مرکز
      • تحلیل، طراحی فنی و پیاده سازی پروژه های مورد نیاز شامل پروژه های فنی، گسترش، بهینه سازی
      • نظارت بر تولید، ارتقاء، بروزرسانی سامانه­ها و روش تهیه مستندات فنی مربوط به پروژه ها

 

  • کمیته شبکه، زیر ساخت و امنیت
    • ترکیب اعضا:
      • معاون برنامه ریزی و هماهنگی – رئیس کمیته
      • مدیر آمار و فناوری اطلاعات و ارتباطات – عضو کمیته
      • کارشناس مسئول شبکه و زیرساخت – دبیر کمیته
      • کارشناس مسئول واحد پشتیبانی – عضو کمیته
      • دو نفر متخصص و صاحب نظر با تأیید رئیس شورا
    • شرح وظایف:
      • بررسی و ارائه راهکارهای توسعه زیر ساختهای شبکه و روالهای پشتیبانی و امنیت داده
      • بررسی مشکلات و ارائه راهکارهای مربوط به ارتقا سرورهای محلی به منظور بهینه سازی ارائه سرویس به کاربران
      • ارئه برنامه اقدام درجهت اتصال و یا انفصال کامپیوترهای موجود در هر حوزه بنا بر نیاز و فراهم نمودن مقدمات لازم و انجام تنظیمات مربوطه منطبق بر فرآیندهای فاوا
      • ارئه راهکارهای مدیریت و پشتیبانی از شبکه داخلی و ارتباط آن با شبکه خارجی
      • تهیه چارچوب برطرف نمودن اشکالات کاربران در استفاده از سرویسهای شبکه شهرداری طبق فرآیندهای فاوا
      • نظارت بر پشتیبانی و نگهداری شبکهwireless   و رفع عیب آن
      • تحلیل و بررسی انواع سطوح دسترسی کاربرانو تهیه دستورالعمل تخصیص انواع سطوح دسترسی کاربران (اینترنت و اینترانت و پرینت)
      • ارائه راهکارهای حفظ امنیت فیزیکی محیط اتاق سرور- دما و دقت در عبور و مرور ها
      • بررسی و اصلاح ساختار نگهداری و مدیریت زیر ساخت شبکه و پشتیبانی و سرویس‌ شبکه های (محلی، اینترنت، پست الکترونیکی، دوربین های مداربسته ، شبکه elastics تلفنهای تحت IP و وبسایت ها و…)

 

  • کمیته توسعه خدمات الکترونیک و شهر هوشمند
    • ترکیب اعضا:
      • معاون برنامه ریزی و هماهنگی – رئیس کمیته
      • مدیر آمار و فناوری اطلاعات و ارتباطات – عضو کمیته
      • کارشناس مسئول توسعه شهر هوشمند – دبیر کمیته
      • کارشناس مسئول واحد جی آی اس – عضو کمیته
      • دو نفر متخصص و صاحب نظر با تأیید رئیس شورا
    • شرح وظایف:
      • تهیه برنامه عملیاتی توسعه خدمات الکترونیک شهرداری شامل: اهداف، اولویت ها، زمان بندی در سه سطح اطلاع­رسانی، تعاملی و تراکنشی و پیشنهاد آن به شورای راهبری برای تصویب.
      • برنامه ریزی برای مستندسازی و تهیه شناسنامه خدمات الکترونیک شهرداری و راهبری اجرای برنامه.
      • تعیین اولویت برای اصلاح فرآیندهای سرویس گرا مبتنی بر نقشه فرآیندهای شهرداری.
      • تصویب راهبردها و برنامه توسعه دسترسی مردم به ارایه خدمات از طریق دفاتر پیشخوان، مجتمع های خدمات اداری و…
      • راهبری و نظارت بر پورتال و درگاه­های خدمات­رسانی شهرداری و ارزیابی و رتبه­های آن­ها.
      • مدیریت تعامل شهرداری با سایر دستگاه های اجرایی برای ایجاد پنجره واحد خدمات مشترک.
      • راهبری اجرای آموزش مدیران، کارکنان و کارشناسان شهرداری و کارگزارن ارایه خدمات الکترونیکی.
      • راهبری اجرای برنامه فرهگ سازی و توانمندسازی مردم در استفاده از خدمات الکترونیکی.
      • بررسی و ارائه راهکارهای توسعه زیرساختها و سیستمهای اطلاعات مکانی(GIS ) و پایگاه­اطلاعات آماری با همکاری معاونت­های مربوط و منطبق با استانداردها، روش­ها و دستورالعمل­های معتبر
      • بررسی و تصمیم گیری در خصوص چگونگی تهیه و بهنگام سازی نقشه ها و لایه های اطلاعاتی مورد نیاز، مطابق اصول علمی و استاندارد و هماهنگ با فعالیت های تهیه نقشه در کشور.
      • برنامه ریزی و نظارت بر توسعه خدمات الکترونیکی شهرداری با اولویت حذف تماسهای مستعد فساد و نظارت پذیری بیشتر در خدمت رسانی
      • شناسایی و پیشنهاد معماری سازمانی و اطلاعاتی مناسب و بومی برای شهرداری الکترونیکی و بازبینی مستمر آن